Sommaire
A chaque fois qu’un salarié ou un collaborateur se déplace, cela engendre mécaniquement des dépenses qui doivent être supportées par l’entreprise. La gageure consiste en le fait de conserver une certaine souplesse, tout en étant rigoureux. Pour cela, il suffit de trouver la bonne méthode de fonctionnement. Comme nous allons le voir, il en existe trois qui sont différentes, parmi lesquelles le chef d’entreprise doit choisir en fonction de ce qui correspond le plus à sa structure.
Les collaborateurs avancent les frais
C’est une méthode qui demande beaucoup de rigueur, tant du côté des salariés que du chef d’entreprise ou du service des ressources humaines. Dans cette situation, les salariés avancent les frais, conservent les justificatifs qu’ils donnent à la fin du mois pour être remboursés, avant l’établissement généralement de leur fiche de paie.
Il est évident que pour que cela fonctionne, les salariés doivent respecter les règles et les suivre à la lettre. Impossible par exemple, de prétendre à un quelconque remboursement si l’un d’entre eux n’est pas en capacité de produire les pièces justificatives de ses dépenses professionnelles.
Ils doivent donc accorder un soin particulier à les conserver pendant tout le mois, sachant qu’il est obligatoire également de respecter des plafonds (notamment en ce qui concerne par exemple les repas pris à l’extérieur) et ce, afin de maitriser les dépenses.
Ces règles doivent être comprises : cela constituerait une perte de temps énorme si, à chaque voyage, le salarié était obligé d’appeler son responsable pour obtenir des informations quant au plafond, aux types de frais pour lesquels il peut prétendre à un remboursement etc…
Pour cette raison, il est nécessaire en amont, lors de l’embauche, par exemple, de faire une réunion pour lister les situations durant lesquelles il faudra procéder à une avance de frais, voire même de les afficher pour rendre les informations accessibles. Le but étant là, d’éviter tout litige possible.
Si les collaborateurs sont tenus de comprendre et d’accepter les règles, le chef d’entreprise lui aussi, a des devoirs.
Il est primordial de ne faire aucune distinction entre les collaborateurs et que les mêmes règles s’appliquent à tous. La comptabilité doit être transparente en pouvant produire en cas de demande, tous les justificatifs des dépenses. Afin d’éviter de mettre à mal leur situation financière personnelle, le remboursement des frais doit également se faire de manière claire et rapide.
Cela commence dès le remplissage de la note de frais mensuelle. L’outil choisi ou la méthode doit être facile à comprendre et ne doit pas prendre beaucoup de temps. Le but étant que le salarié ne soit pas angoissé à chaque fois qu’il fait une avance de frais, car il sait qu’il sera remboursé rapidement après avoir transmis les justificatifs.
Se charger des dépenses en amont des déplacements
Peur que les collaborateurs ne soient pas assez scrupuleux ? Ou encore que la limite de frais ne soit pas bien comprise par tous, ce qui entrainerait des coûts de fonctionnement trop importants ? Cela n’est pas une fatalité en adoptant la seconde méthode. Elle consiste tout simplement en le fait d’effectuer les achats et de procéder aux réservations avant les déplacements des salariés concernés.
Que ce soit les billets de train ou d’avion, la location de voiture sur place, la chambre d’hôtel ou encore le type de restaurant, tout peut désormais être planifié en amont, pour maitriser les coûts et savoir exactement où ils se rendent et comment. Dans le cas de multiples déplacements en dehors de nos frontières, il peut être intéressant d’envisager d’ouvrir un compte pro à l’étranger pour limiter au maximum les frais bancaires, en particulier si la devise n’est pas l’euro.
Ce contrôle total peut être rassurant pour l’employeur, tout comme cela peut rassurer les salariés qui, grâce à cela ne sont pas tenus d’avancer les frais ; ce qui peut ne pas les arranger financièrement parlant au niveau personnel. Pourtant cette solution n’a pas que des avantages, loin s’en faut. Privant les salariés d’une certaine forme de liberté, elle suppose qu’ils fassent une demande préalable à chaque déplacement ou voyage ; ce qui est contraignant, demande des documents et du temps de réponse.
En outre, elle est relativement lourde à mettre en place pour le chef d’entreprise qui doit organiser chaque déplacement de chaque salarié. Cela peut supposer des oublis et donc que le salarié soit quand même obligé, sur place, de trouver une solution en utilisant ses finances propres ; ce qui sous-tend là encore un remboursement.
Que faut-il penser des cartes bancaires d’entreprises ?
La troisième solution consiste en le fait de procurer à tous les collaborateurs qui se déplacent une carte bancaire d’entreprise. Cela offre une bonne liberté aux collaborateurs, tout en maitrisant à la perfection les écarts. L’employeur se rend rapidement compte s’il a affaire à une anomalie et peut remonter directement au salarié responsable afin de reprendre le problème avec lui.
L’exactitude des dépenses est garantie conjointement par le montant payé par la carte d’entreprise et le justificatif qui est fourni par l’employé pour une meilleure transparence. Pas besoin, généralement, de s’inquiéter d’un dépassement de plafond avec les cartes nouvelle génération puisqu’il est possible de les paramétrer pour en déterminer un. Les modalités de fonctionnement sont ajustables et personnalisables en un clic.
Aucun risque que le collaborateur puisse utiliser la sienne pour des dépenses qui dépasseraient le cadre professionnel puisque l’on peut avec certaines d’entre elles définir également les types de dépenses autorisés.
Au niveau comptable, le chef d’entreprise constatera également un gain de temps appréciable puisque le traitement des notes de frais est facilité, tout comme le lien avec un logiciel de comptabilité.
Il est donc essentiel, par contre, de prendre le bon produit en fonction de ce que l’on en attend ; surtout si l’on doit gérer par ce biais, différents salariés qui ont des frais de déplacement dans le cadre de leur activité professionnelle.
